Strategia alberghiera, tutela delle politiche di cancellazione e maggiore attenzione all’esperienza dell’ospite: nasce la collaborazione tra Sicaniasc e Care4UHotel.

Nel settore dell’ospitalità ogni prenotazione è il risultato di un insieme di scelte che coinvolgono pricing, distribuzione, politiche commerciali, vendita diretta e relazione con il cliente.

Ma il lavoro di una struttura non termina nel momento in cui la prenotazione viene confermata.

Cancellazioni, richieste di rimborso e situazioni impreviste possono infatti trasformarsi rapidamente in un tema delicato da gestire, soprattutto quando l’hotel si trova a dover scegliere tra il rispetto delle proprie condizioni di cancellazione e la volontà di mantenere un buon rapporto con l’ospite.

È da questa esigenza concreta che nasce la collaborazione tra Sicaniasc e Care4UHotel, due realtà con competenze differenti ma complementari, unite dall’obiettivo di supportare le strutture ricettive nella costruzione di processi commerciali più solidi, organizzati e sostenibili.

Due competenze che lavorano sullo stesso obiettivo

Sicaniasc affianca hotel e strutture ricettive nella gestione e nello sviluppo della propria strategia attraverso attività di consulenza alberghiera, Revenue Management, analisi strategica, distribuzione, sviluppo commerciale e formazione.

Il lavoro parte dall’analisi dei dati, del mercato, del posizionamento e delle caratteristiche della singola struttura per definire strategie costruite sulla sua reale situazione commerciale.

Pricing, canali di vendita, segmentazione, organizzazione interna e formazione dello staff diventano quindi parti dello stesso processo: migliorare la capacità della struttura di prendere decisioni consapevoli e gestire con maggiore efficacia la propria attività.

Care4UHotel interviene invece in due momenti specifici e particolarmente sensibili del percorso di prenotazione: la gestione delle cancellazioni e delle relative richieste di rimborso e, prima ancora, il momento in cui l’ospite decide se confermare la prenotazione e accettare le condizioni di cancellazione della struttura.

Il servizio permette infatti all’ospite di scegliere liberamente se aggiungere alla prenotazione una protezione facoltativa dagli imprevisti.

Per la struttura il servizio è a costo zero, mentre il cliente può decidere autonomamente se proteggere la propria prenotazione.

L’ospite può aggiungere la protezione entro 48 ore dalla conferma della prenotazione.

Care4UHotel si adatta alle condizioni di cancellazione già previste dalla struttura e può essere integrato all’interno del booking engine oppure proposto attraverso un link dedicato.

Questo consente all’hotel di mantenere le proprie politiche commerciali senza doverle modificare per introdurre il servizio.

Care4UHotel non è una tariffa assicurata: è un servizio ancillare che può essere proposto su tutte le tariffe, senza modificare la strategia commerciale della struttura.

Una risposta concreta a uno dei problemi più frequenti in hotel

Una cancellazione non riguarda soltanto una camera che torna disponibile.

Dietro una richiesta di rimborso possono esserci attività amministrative, telefonate, email, valutazioni da parte della reception e, soprattutto, la necessità di decidere se applicare rigorosamente le condizioni accettate dal cliente o concedere un’eccezione.

Ed è proprio qui che il processo può diventare complesso.

Applicare una politica di cancellazione troppo rigida può generare tensioni con l’ospite. Derogare continuamente alle condizioni stabilite, al contrario, rischia di rendere meno efficace la strategia commerciale della struttura.

La collaborazione tra Sicaniasc e Care4UHotel si fonda quindi su una logica precisa: aiutare le strutture a costruire condizioni di cancellazione chiare e coerenti con la propria strategia e, allo stesso tempo, offrire all’ospite uno strumento attraverso il quale proteggere la propria prenotazione.

Non significa eliminare le cancellazioni, perché gli imprevisti continueranno inevitabilmente a esistere.

Significa gestirle meglio.

Più tutela per la struttura, maggiore chiarezza per l’ospite

L’introduzione di Care4UHotel permette alla struttura di mantenere le proprie condizioni di cancellazione e, contemporaneamente, dare al cliente la possibilità di tutelarsi dagli imprevisti, nei casi previsti dalle condizioni del servizio.

Il vantaggio riguarda quindi entrambi.

La struttura può ridurre il numero di eccezioni e delle trattative legate alle richieste di rimborso, alleggerendo anche parte del lavoro operativo della reception.

Il flusso diventa lo stesso per tutti gli ospiti: la struttura applica le condizioni concordate e ricorda che era stata offerta la possibilità di proteggere il soggiorno. Se l’ospite si è protetto, la richiesta trova la sua strada; se non lo ha fatto, la struttura mantiene la propria posizione con più chiarezza e meno contestazioni.

L’ospite, invece, può scegliere se proteggere economicamente il proprio soggiorno senza chiedere all’hotel di modificare successivamente le condizioni accettate al momento della prenotazione.

Un passaggio che contribuisce anche a rendere più chiaro il rapporto tra struttura e cliente fin dall’inizio.

Un supporto che parte prima dell’attivazione

La collaborazione non si limita alla semplice introduzione di un nuovo servizio.

L’obiettivo è accompagnare la struttura in un percorso completo: Sicaniasc nella valutazione delle condizioni di cancellazione all’interno della strategia commerciale, Care4UHotel nella corretta gestione dello strumento all’interno del processo di vendita.

Care4UHotel supporta infatti l’hotel nelle diverse fasi di inserimento del servizio, dalla revisione dei testi delle condizioni, perché l’ospite li comprenda subito, all’inserimento nel gestionale, fino alla formazione dello staff e alla comunicazione verso gli ospiti.

Un aspetto particolarmente importante perché una soluzione, da sola, non migliora necessariamente un processo.

Deve essere inserita nel modo corretto, compresa dal personale e comunicata chiaramente al cliente.

È proprio in questa visione che la collaborazione con Sicaniasc trova il suo valore: inserire il servizio all’interno di una strategia commerciale più ampia, coerente con il posizionamento, la distribuzione e gli obiettivi della singola struttura.

Anche la vendita diretta passa dalla gestione delle cancellazioni

Rendere più competitiva la vendita diretta non significa soltanto lavorare sul prezzo o migliorare il booking engine.

Significa costruire un’esperienza di prenotazione che trasmetta chiarezza e sicurezza in ogni fase.

La possibilità di associare alla prenotazione una protezione facoltativa può diventare quindi un ulteriore elemento a supporto del canale diretto, soprattutto per quelle strutture che vogliono mantenere politiche di cancellazione coerenti con la propria strategia senza lasciare l’ospite privo di alternative.

In questo modo la struttura tutela i propri ricavi anche quando arriva una cancellazione, senza trasformare la richiesta dell’ospite in una trattativa.

La collaborazione tra Sicaniasc e Care4UHotel si fonda proprio su questa visione condivisa: mettere a disposizione delle strutture alberghiere competenze e strumenti capaci di intervenire su problemi reali della gestione quotidiana.

Da una parte la strategia, il Revenue Management, la distribuzione e la formazione.

Dall’altra uno strumento pensato per affrontare in maniera più strutturata uno dei momenti più delicati del rapporto tra hotel e cliente.

Vendere bene una camera è importante. Ma organizzarsi bene anche quando quella prenotazione viene cancellata fa parte della stessa strategia.